創業128年を迎える鉄鋼専門商社として、日本の製造業を支える株式会社カノークス。クラウド型ミルシート電子管理システム「Mill-Box（ミルボックス）」を導入し、どのように業務が変わったのか。システム部門、建材部門の皆様からお話を伺いました。
以前は建材部門のみ別のシステムを利用していましたが、その他の部門では紙を中心として対応を行っていたなど、全社で運用がバラバラな状態だったと言います。
「元々建材以外の部門はすごくアナログで、紙をスキャンしてファイル名で検索できるようにするようなもの、または別のOCR製品とRPAを絡めて独自に仕組みを入れていたりしました。ミルシートに関しては、弊社の中でもやり方がバラバラになっていたんです。」
（株式会社カノークス 経営企画部 情報インフラ課長 兼 システム戦略課長 吉田様）
また、紙ベースの運用による手間や、以前のシステムの読み取り精度にも課題がありました。
「メーカーさんから届いたミルシートを社内便で郵送していたので、手元に届くまでに時間がかかったり、届かないといった問題もありました。また、以前使っていたOCRは読み取り精度があまり良くなく、手動での入力がほとんどで負担がかかっていました。」（株式会社カノークス 名古屋本店 鋼管建材部 鋼管建材二課 課長 川口様）
以前使用していたシステムのサポート終了をきっかけに、システム部門と営業部門で協力しながら、バラバラだったミルシート管理を全社で統一するための基盤としてMill-Boxの導入を決定しました。
これまでのシステムでは誤認識が多かったミルシートの読み取りについても、Mill-BoxはOCRの読み取り精度が高く、導入にあたって評価のポイントとなったそうです。
「ちょうどMill-Boxのお話をいただいたときに、システムを全社で統一したいというテーマが挙がっていました。また、以前のシステムではとにかく読み取りエラーが多かったのですが、Mill-Boxは読み取り精度が高く、はじめから手入力するよりも部分的に直すだけで登録できるようになったのも大きかったです。」（株式会社カノークス 吉田様）
Mill-Box導入後、営業部門とシステム部門で作業を分担するフローが確立し、業務効率が大幅に向上しました。
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導入後の変化 |
具体的な内容 |
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ペーパーレス化の実現 |
倉庫で印刷し、紙とセットで郵送する工程がなくなり、Mill-Boxだけで完結。 |
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検索・照会作業の効率化 |
過去のファイルを探すために倉庫へ行き、紙をめくって探す時間がゼロになり、システム上で即座に検索できるようになった。 |
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登録・発行業務の短縮 |
顧客への発行についても、印刷・再スキャンの手間がなくなった。 |
「これまでは『去年の8月のファイルを確認してほしい』と言われたら、誰かが倉庫に探しに行って1枚ずつペラペラめくって探していました。それが今はPCで検索できるようになって、非常に大きな変化だと感じています。その場に行くことも、そこから探すという作業もゼロになりました。」
（株式会社カノークス 川口様）
「主に検索や照会で使用していますが、検索項目や検索結果の表示を自分が出したい項目だけ選べるなど、自分の使い方に合わせてカスタマイズして使いやすいなと思い、この点もすごくいいなと思います。」（株式会社カノークス 経営企画部 システム戦略課 水谷様）
現在、カノークスでは建材部門を中心にMill-Boxの運用を進めていますが、他の部門ではまだ紙での管理が残っている部署もあります。
今後はCS向上のためにも全社でのシステム統一を目指していく方針です。
また、自社内にとどまらず、鉄鋼業界全体でのミルシートDXにも大きな期待を寄せています。
「弊社としても、建材部門だけでなく全社に広げていけるとより効率化が進むと思います。Mill-Boxが業界で一番広く使われる管理ソフトになってくれると、我々も非常に使いやすくなっていくので、もっと普及してほしいなと思います。そうなれば、ミルシートの管理工数が業界全体で大幅に圧縮されるはずです。」（株式会社カノークス 川口様）
株式会社カノークス様、ありがとうございました。