千代田鋼鉄工業株式会社の100%子会社として、鉄筋を中心に鋼材の販売・加工・工事をワンストップで手がけるチヨダスチールサービス株式会社。
長年、紙でのやり取りが当たり前だったミルシート（鋼材検査証明書）の管理に「Mill-Box」を導入し、どのように業務が変わったのか。営業担当・経理業務担当の合わせて3名の方にお話を伺いました。
鉄鋼業界において、ミルシートは製品の品質を証明する重要な書類です。
従来はメーカーから郵送される紙の原本を受け取り、それをさらに顧客へ郵送するというフローが一般的でした。紙の原本が届くまでの待ち時間が発生するため、顧客から「先にPDFだけでも欲しい」と要望があっても即座に対応できない状況が続いていました。
「どうしてもメーカーからうちに届いて、それをお客さんに送る工程で時間がかかっていました。受取も送付も郵送だとすぐには対応できないのが悩みでしたね。」（チヨダスチールサービス株式会社 営業部 課長 高畑様）
また、ミルシートには10年間の原本保管義務があるため、専用の倉庫を借りるコスト・管理負担も課題でした。
「ミルシートって10年間、原本を保管しないといけないんで、そのために倉庫みたいなのを今借りているような状態なんです。それもいらなくなるって、すごいいいんじゃないって思っていました。」（チヨダスチールサービス株式会社 営業部 田口様）
さらに、顧客からの紛失・再発行依頼のたびに膨大な紙のファイルを探し出す手間も、現場の負担になっていました。
「お客さんから『これをなくしちゃったから出して』って言われて、今まで膨大な紙のファイルの中から探していたんですけど、それは本当に手間でしたね。紛失系の問い合わせってちょこちょこあります。」（チヨダスチールサービス株式会社 営業部 係長 菊池様）
導入のきっかけは、主要な取引先である鉄鋼メーカーの電子化への動きでした。
取引の8割方を占める親会社グループのメーカーがMill-Boxでの提供を始めたことを受けて導入を決定。まずデータ受領の運用を1年以上前から開始し、その後お客様への送付機能が整った数か月前から本格的な展開を始めました。
Mill-Boxの導入により、紙の原本が届く前にシステム上でPDFを確認し、お客様に先行してデータを送付できるようになりました。
郵送費の削減に加え、長期的には保管用倉庫の費用も不要になる見込みです。また、紛失による再発行依頼への対応も、今ではMill-Boxの検索機能を使って即座に対応できるようになっています。
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導入後の変化 |
具体的な内容 |
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提供スピードの向上 |
紙の原本到着前にMill-BoxでPDFを確認し、先行してデータ送付が可能に。郵送待ちのタイムラグを解消。 |
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郵送コストの削減 |
順次データ送付に切り替えることで郵送費を削減。取り扱い枚数の約半数がMill-Box経由での送付に移行している。 |
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再発行対応の迅速化 |
紛失による問い合わせ時も、Mill-Boxの検索機能で即座にデータを見つけて対応できる。 |
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保管コスト削減の見込み |
10年保管義務のある原本を収める倉庫が、将来的には不要になる見込み。 |
お客様への案内は1社1社個別に行っており、今ではほとんどの取引先が承諾してくれているとのことでした。業界全体でも電子化への意識が変わりつつあり、他の一次商社の導入が進んだことで、お客様への説明もしやすくなっているといいます。
「はじめは一部のメーカーだけが電子化を推進しているような状況でした。最近では、他の一次商社さんもやり始めましたんでって言えるようになってきたのが大きいですね。」（チヨダスチールサービス株式会社 営業部 課長 高畑様）
現在はミルシートの電子送付・受取に対応しているメーカーが一部に限られており、紙と電子が混在する移行期にあります。今後はさらなる対応メーカーの拡大、業界全体で電子化が進むことに期待を寄せています。
「業界全体で『もう電子データでいいよね』という共通認識ができれば、私たちの業務はさらに楽になりますし、お客様にとってもメリットが大きいはずです。」（チヨダスチールサービス株式会社 営業部 係長 菊池様）
チヨダスチールサービス株式会社様、ありがとうございました。