基本的な注意点と成功例を解説！
ミルシートの管理に、現場の工数を圧迫されていませんか。
紙管理による業務負担を減らすためにシステムの導入を検討する企業が増えています。
こうした作業は日常的ですが、気づかないうちに大きなストレス、業務負担になります。
例えば次のようなケースです。
必要なミルシートがすぐ見つからない
PDFを印刷して紙で保管している
担当者ごとに管理方法が違う
書類の紐付けが複雑で分かりにくい
このような課題を解決する方法として、ミルシート管理システムの導入が注目されています。
しかし
現場に合わないシステムを導入してしまった
かえって運用が複雑になってしまった
というケースも少なくありません。
現場に合わないツールを導入すると、
「取引先からの問い合わせ対応で忙殺される」
「現場から、使えない！というクレームがくる」
「結局利用をやめて新しいツールをまた探す」
なんてことも...。
この記事ではミルシート管理システム導入で失敗しないための選定ポイントをわかりやすく解説します。
こうした問題は、「ミルシート管理」という１つの作業が
「ミルシートの保管形態を統一」
「保管場所を確保」
「項目ごとの分類作業」
「管理者の引き継ぎ」
「書類を探し出す」
など複数の要素によって、「やること」が分散してしまっていることに起因します。
そして、これが現場の工数の圧迫やヒューマンエラーを招く要因にもなっています。
本記事では、ミルシート管理の問題点と解決方法をわかりやすく解説します。
ミルシート管理システムとは、
ミルシートをPDF化またはデータ化して一元管理する仕組みです。
システム管理の方法にはいくつかの種類があります。
文書管理システム
品質管理システム
専用ミルシート管理サービス
など。
在庫管理や品質管理など、特定の業務に特化したサービスを数社が提供しています。
なぜこういったサービスが増えているかというと、以下の問題解決が急がれているからです。
従来の管理では、
紙の書類をファイルで保管
PDFでの保存
Excelや自社システムでの台帳管理
といった方法が使われてきました。しかし管理対象が増えると、
書類の紛失リスクや探す時間が増える
手作業が増える
管理ルールが属人化する
といった問題が起きやすくなります。
ミルシート専用の管理システムでは、
データの送受信
過去データの検索
書類の社内共有
取引履歴の管理
などを、今使っているパソコンひとつで瞬時にまとめて行うことができます。
これこそが専用システムを使用する最大のメリットです。
ミルシート管理の電子化を検討する企業は増えています。
しかし、システム選びを間違えてしまうと、かえって現場の手間が増える恐れもあります。
ミルシート管理システムを選ぶ際には、
機能の多さや表面的なコストよりも自社の現場で使える機能が備わっているかを見極めることが重要なポイントです。
ここでは導入時に確認したい３つのポイントを
解説付きで紹介します。
ミルシート管理で最も多い課題は、
書類を探す時間です。
例えば次のような場面があります。
ファイルを書類の山、倉庫の中から探し出して確認する必要があります。
システムを使用すると、
システムを利用すれば、1-2分の検索作業で必要な書類を確認することができます。
一般的に、システムを利用すると、紙管理で書類を探し出すよりも
５〜１０倍の時間を節約できるといわれています。
この検索性はシステム選定の重要なポイントとなります。
サービスごとの使い方によって手間や使い勝手が変わるため、
実際に時間削減がどれくらい見込めるのか、検討する際には注意してみると良いでしょう。
ミルシート管理にはいまだ多くの手作業が残っています。
手作業は、ヒューマンエラー（入力ミスや確認漏れ）の原因になります。
業務効率化を目的とする場合、
どの作業をシステムに任せられるのかを事前に確認することが大切です。
「入力ミスや郵送遅延などの人的トラブルを防止する」というメリットがあります。
検討しているサービスが信頼できる処理能力があるか、確認しましょう。
今1番負担になっているのはどの業務なのか。
改めて整理してみると自動化がどれくらい効果的なのか、より明確になり判断しやすくなります。
鉄鋼・建設業界においては、IT専門の担当者がいないケースも多くあります。
そのためシステム導入では、操作の分かりやすさが重要です。
よくある失敗例として、
導入をする前に、
ミルシート管理では、Excelを使っている企業も多くあります。
しかしミルシート管理には、特有の難しさがあります。
例えば
品番
ロット
鋼材情報
図面
など、複数の情報を関連付けて管理する必要があります。
Excelでの管理ではこうした書類の紐付け管理が複雑になりやすく、管理が属人化してしまうことがあります。
OCR（オーシーアール＝Optical Character Recognition）という技術を使うケースもあります。
OCRとは紙の文字を読み取り（スキャン）、PDFやCSV化する技術です。
メーカー、取引先ごとに書式が異なる
表形式が複雑
手書きの情報が含まれる
といった特徴があるため、OCRでの管理のみではうまくいかないケースもあります。
OCRの精度によっては、正確に読み取ることができず結局手作業でのデータ修正に時間を取られてしまうことも。
ミルシート電子化のおすすめ方法については、
関連記事で詳しく解説しています。
ミルシート管理システムを導入すると、次のような改善が期待できます。
書類検索の効率化
手作業の削減
社内、取引先へのクイックな情報共有
保管スペース削減
例えば、ある企業では
ミルシートや検査書類をクラウドで一元管理
紙ミルシートの郵送業務をやめた
事務所に戻らなくても現場からアクセス可能
となり、月50時間以上の業務削減につながりました。
ミルシート業務は、鉄鋼・建設業において、品質管理・トレーサビリティ向上に欠かせない業務です。
ミルシート管理システムを導入することで業務効率化とDX推進につながります。
まずは、自社の運用に合った方法を検討してみてはいかがでしょうか？