紙のミルシートを探す時間や、Excelへの入力作業に手間を感じたことはありませんか。
こうした課題を解決する方法として、
近年注目されているのがOCR（光学文字認識）です。
OCRを使えば紙やPDFの書類をデータ化できるため、
一見すると業務が大きく効率化するように思えます。
ミルシートをはじめとした紙書類のデータ管理化を検討する企業も増えてきました。
しかし実際には、
「OCRを導入したのに思ったほど楽にならない」
「結局、後から人の手で修正しているから手間が増えた」
という声も、残念ながら少なくありません。
では、OCRではどんなことができるのでしょうか。
この記事では、OCRの仕組みや精度、その限界を整理した上で、
ミルシート管理に適したOCRの活用方法についてわかりやすく解説します。
ミルシートは品質証明書として長期間保管が必要な重要書類です。
そのため、
保管スペースが増える
必要な書類が見つからない
担当者しか保管場所を知らない
といった問題が発生しやすくなります。
倉庫に行って数年前の書類を探す
取引先からの確認で必要な書類を探す
Excelへ何度も転記する
という煩わしい作業も珍しくありません。
こうした背景から、
「紙の書類をスキャンしてデジタル画像化し、PC上で管理しよう」
という手段が検討されることが増えています。
その入口として利用されるのがOCRです。
＞＞ミルシートのデジタル管理法とは
デジタル管理にあたり、
ミルシートをデータ化する方法は、大きく3つあります。
①汎用AI-OCR
さまざまな帳票に対応したOCRツールです。
紙やPDFに記載された文字をAIが読み取り、文字データとして取り込みます。
【ひとくちメモ】
スキャンとOCRの違い
スキャンは紙をパソコンで見られる画像（PDFなど）として保存する機能です。
OCRは、その画像の文字を読み取り、検索やコピーができる文字データに変換し保存する機能です。
②OCR連携型ストレージ
OCRで読み取ったデータをクラウドへ保存する仕組みです。
保管や共有はしやすくなります。
【ひとくちメモ】
クラウドとは？
インターネット上にデータを保存・管理する仕組みです。
パソコンやUSBメモリなどは必ずしも必要ないので、インターネットに接続できる環境であれば、別のPCやスマートフォンなど、どこからでもデータを確認することができます。
③ミルシート専用管理システム
ミルシートに特化したシステムです。
鋼種や製鋼番号などの項目を前提に設計されています。
【ひとくちメモ】
どうして専用システムがあるの？
ミルシートでは、業界特有、または個社ごとのルールに基づく情報を管理する必要があります。
そのため、汎用的な書類管理システムでは対応しきれない業務もあり、ミルシート管理に特化した専用システムが開発されています。
OCRは Optical Character Recognition（光学文字認識） の略称です。
紙や画像に書かれた文字を読み取り、パソコンで扱える文字データへ変換する技術です。
OCRを活用すると、
紙を手入力しなくて済む
PDFをデータ化できる
入力時間を短縮できる
といったメリットがあります。
紙中心だった業務では、大きな効率化につながるケースもあります。
OCRは万能ではありません。
特にミルシートでは、
メーカーごとにレイアウトが異なり、手書きでの追記や流通の過程で押印をすることもあるため
読み取り精度に差が出る場合があります。
読み取りが難しいケース
メーカーごとに異なるレイアウト
かすれた押印
画像化されたPDF
数字とアルファベットが混在する項目
手書きの追記
例えば、
数字の「1」とアルファベットの「I」
数字の「0」とアルファベットの「O」
などは、OCRでの読み取りにおいて誤認識されることがあります。
品質証明書では、こうした小さな誤りでも確認作業が必要になります。
こうしたわずかな誤りも見過ごせず
「結局手入力で修正...」
となるケースも少なくありません。
OCRが効率化できるのは、
紙の書類を文字データにして保存する工程のみです。
しかし実際の業務では、
その後にも多くの作業があります。
「③ 誤認識の確認・修正」以降は人手が残るケースが多いのが実態です。
ここで
「思ったほど楽にならなかった」という声が生まれるのです。
ではどう解決する？
OCR機能だけでなく、システム管理を導入することが推奨されます。
OCRは紙書類のデータ化のみですが、
システム管理はそれ以降の管理もデジタル化するということです。
では、OCR単体と専用システムでは何が違うのでしょうか
| 項目 | OCR | ミルシート管理システム |
|
読み取り
|
可能
|
可能（最適化済み）
|
|
精度
|
レイアウト依存
|
業界特化で安定
|
| データ活用 | 手動が多い | 後続業務へスムーズに連携 |
| 検索性 | 限定的 | 高い |
| 修正工数 | 発生しやすい | 最小限 |
重要な違い
OCRは「データ化ツール」であり、
専用システムは「管理・活用ツール」です。
つまり、
役割がそもそも異なるのです。
導入判断の際は、以下の点を確認すると失敗しにくくなります。
OCRは全工程の入り口です。
大切なのは、
データ化することではなくその後の業務まで効率化できることです。
つねに念頭に置くべきは、
「いかに業務フロー全体を正確かつ楽にできるか」です。
ミルシートは取引先ごとに形式が異なります。
毎回読み取りの設定が必要になると、かえって手間となります。
OCRの誤認識は、残念ながらゼロにすることはできません。
ミルシートは品質証明書です。
そのため、
検索や照合まで含めて正確に管理できる仕組みが重要になります。
Mill-Boxは、ミルシート管理に特化したプラットフォームサービスです。
OCRによるデータ化だけでなく、
その後の管理・検索・共有まで一貫して行えます。
OCRは、ミルシートを電子化するための有効な技術です。
ただし、それだけで業務全体が改善するとは限りません。
重要なのは、データ化した後、どう活用するかまで含めた設計です。
>>管理効率化に関する記事へ
OCRの先にある、真の業務効率化へ。