鋼材の加工・販売を手掛ける株式会社清水様。快適な暮らしや住まい作りのため、人と環境にやさしい付加価値の高い商品開発・販売を推進しています。

以前はミルシート（鋼材の品質証明書）の管理に、多くの時間と手間をかけていました。

クラウド型ミルシート電子管理システム「Mill-Box」を導入し、どのように業務が変わったのか。ご担当者様にお話を伺いました。

以前の課題：
「限界を超えていた」手作業とExcelでの管理

Mill-Box導入以前、同社では紙で届くミルシートを1枚ずつスキャンし、内容を確認しながらファイル名を付け、Excelの管理台帳に手入力していました。この一連の作業に、毎日2〜3時間を費やしていました。

「登録作業だけで、それくらいの時間がかかっていました。以前はExcelで全部管理していたので、得意先とかメーカーごとにリンクを貼って、自分たちで管理表を作っていたんです。紙の書類も溜まっていくし、『どこに何があるか分からない』という不安もあり、正直限界を超えていました。」（株式会社清水　営業部　係長　依本様）

また、同社では、取引先（仕入先・販売先）も多様で、取引先ごとのルールに合わせた管理も手作業で対応していたため、その複雑さも業務を圧迫していました。

「メーカーをはじめ、取引先から様々な書式でミルシートが届きます。それらを全部まとめて管理するのが大変でした。やらなければいけないことはどんどん増えていくのに、作業が追いつかない。処理できない書類が箱にいっぱい溜まっている状態でした。」（株式会社清水　吉田様）

Mill-Boxを選んだ理由：
ミルシート特化の機能と、事前の丁寧なヒアリング

当初は別のシステムで電子化を進めていたものの、ミルシートの管理を行うには必要な機能も不足していて満足のいくものが見つからなかったそうです。
いくつかのシステムを検討した結果、同社はMill-Boxの導入を決定しました。

「汎用のOCRだと、自分たちで帳票のフォーマットを依頼しないといけないですが、Mill-Boxは最初から多様なフォーマットが登録されているのが良かったです。仕入れ先がMill-Boxを利用していれば、登録作業も必要ありません。それに、導入前に何度もヒアリングをしてもらって、弊社の業務フローを理解した上で具体的なアドバイスをもらえたので、社内への説明もしやすかったですね。」（株式会社清水　依本様）

新しいシステムを導入する際の現場の抵抗感も、この事前のすり合わせによってスムーズに解消できたと言います。

導入後の変化：
作業時間が大幅に短縮され、心理的な負担も軽減

導入後、最も大きな変化は作業時間でした。これまで1日2〜3時間かかっていた登録作業は、現在ほとんど発生していません。

導入後の変化

「PDFを取り込むだけで管理してもらえるので、本当に楽になりました。空いた時間で、滞っていた他の書類の処理を進めたり、別の業務に対応できるようになったのが大きいです。費用対効果でも、2人体制で月40〜50時間かかっていた作業が10時間以下になっている計算なので、十分ですね。」（株式会社清水　営業部　主任　遠藤様）

今後の展望

最後に、今後のMill-Boxに期待することについてお話を伺いました。

「将来的には、出荷証明書とミルシートが自動で紐づけできるようになると、さらに便利になるなと期待しています。」（株式会社清水　依本様）

株式会社清水様、ありがとうございました。