1669年創業、350年以上の歴史を持つ独立系商社・岡谷鋼機株式会社。鉄鋼、情報・電機、産業資材、生活産業の4つのセグメントを展開し、特に鉄鋼分野は連結売上高の約4割を占める基幹事業です。
同社では、鉄鋼メーカーから受け取ったミルシート（鋼材品質証明書）を取引先へ送付・管理する業務において、保管先の分散や手作業による工数が課題となっていました。
今回、クラウド型ミルシート電子管理システム「Mill-Box（ミルボックス）」を導入し、どのように業務が変わったのか。ご担当者様にお話を伺いました。

以前の課題：
紙とPDFのミルシートが混在し、手作業が多く残っていた

導入前は、取引先の事情に合わせてミルシートを紙とPDFの両方で管理していました。紙で届いたミルシートをスキャンしてPDF化し、送付・保管する作業が発生していたほか、各メーカーのサイトを個別に確認する必要もありました。取引先から過去のミルシートをのの確認を求められるたびに、どこにあるかを探す作業が発生し、時間をとられることが多かったそうです。

また、紙のミルシートにおいては、紙の材質や記載方式も日常的な取り扱いに手間がかかっていました。

「紙の場合、非常に薄い材質の紙で出力されたミルシートが破れてしまったり、カーボン紙など文字が裏移りして読みにくいものもあります。段ボール箱に詰まった書類の山から必要なミルシートを探すのは相当大変な作業でした。」（岡谷鋼機株式会社　名古屋本店　鉄鋼第二部　建材・原料室　波多野様）

「Mill-Boxで一元管理できるので、自分のデスクで検索すればすぐにお客様に出せるというスピード感は、商社としての信用にも繋がっていくのかなと思います。」（岡谷鋼機株式会社　名古屋本店　鉄鋼第二部　建材・原料室　田中様）

Mill-Boxを選んだ理由：
取引先の利便性向上、業界全体でのDXへの期待

導入の決め手は、ミルシートの取り扱い量が今後確実に増えていくだろうという見通しと、業界全体の効率化への貢献という視点でした。

また、風通しが良く新しいツールも積極的に取り入れながら業務改善に取り組む社内の雰囲気も、スムーズな導入を後押ししました。

「はじめて見た瞬間に『これは絶対やっていかなきゃいけないことだ』と感じました。また、鉄鋼業界全体のことを考えても、商社としては他社に先駆けて真っ先に入れなきゃいけないツールになっていくだろうなと思いました。」（岡谷鋼機株式会社　田中様）

取引先へのご案内も、お客様の視点で「手間が減る」ことを丁寧にご説明してスムーズに導入いただくことができました。

「もし分からないことがあればいつでも聞いてくださいとお伝えしましたが、お客様から問い合わせやクレームがくることはなく、スムーズに使っていただいてます。」（岡谷鋼機株式会社　波多野様）

導入後の変化：
送付作業の自動化と、ペーパーレス化の実現

Mill-Boxの導入により、郵送で届いたミルシートを仕分けして送付する作業が自動化され、受け取り側へのタイムラグも解消されました。また、データ化されたミルシートは原本を破棄する運用へ移行し、少しずつ保管スペースの削減も進んでいます。
さらに、メーカー名や品種など多様な項目で検索できるようになったことで、過去のミルシートを探す時間も大幅に短縮されました。

「今まで郵送で来たものを仕分けして送っていた作業が、自動開示機能によって全て必要なくなりました。取り込まれたらすぐに開示されるので、私たちの手間もなくなりましたし、受け取り側のお客様からしてもタイムラグがなくすぐに受け取れるので、工数が削減されています。」（岡谷鋼機株式会社　波多野様）

また、Mill-Boxの導入が自社の営業活動にも好影響をもたらしているというお声もいただきました。

「お客様がDXに取り組みたいと思っていても、弊社からなかなか提案できていない状況がありました。Mill-Boxというツールをいただいたことで、提案の幅が広がっていくなと思います。我々の営業ツールとしても使える、アピールポイントになっていると感じています。」（岡谷鋼機株式会社　田中様）

今後の展望

今後は、メーカーや商社・特約店・ゼネコンまで、鉄鋼流通のサプライチェーンを統合してMill-Boxで管理できるようになると、業界全体でも効率化に向けて大きく前進するとの期待を寄せます。

「今後は特約店さんやゼネコンさんも含めて、Mill-Box上で全てが完結するようになると、業界全体でさらに多くの手間が削減されていくと思います。サービスを一緒に育てていける立場でご相談いただいているのは、私としても嬉しいことです。」（岡谷鋼機株式会社　田中様・波多野様）

岡谷鋼機株式会社様、ありがとうございました。